Bureau Peen! | symposium organiseren

DE FASES VAN DE ORGANISATIE

Een evenement zoals een symposium vraagt om een goede voorbereiding. We bespreken de belangrijkste fases van evenementenorganisatie met jou om dit zo goed mogelijk op de kaart te zetten. Vaak zien we dat enkele fases door de organisator zelf worden ingevuld, maar dat Bureau PEEN! met een kritische blik dit aanscherpt en een leidersrol kan spelen in andere fases.

1. De brainstorm

Waarom organiseren we een symposium? En welk doel willen we bereiken? Verschillende partijen hebben verschillende doelen. De spreker wil misschien boeken verkopen, terwijl jij als evenementenorganisator juist zo veel mogelijk kennis wil verspreiden. Door deze doelen te communiceren naar elkaar, ontstaat er een goede basis voor het symposium. 

2. De planning

De datum en de locatie van het symposium stem je af met alle partijen, waarna er een planning gemaakt kan worden. In deze fase stel je de deadlines op, stem je de financiën af en bepaal je de indeling van de avond zelf. Is er bijvoorbeeld sponsorwerving nodig? Tot slot kijk je of er bijvoorbeeld vergunningen of andere toestemmingen nodig zijn van derden. Vaak haakt Bureau PEEN! hier aan om een kritische, objectieve blik te werpen op deze basis. We hebben veel ervaring in het financiële aspect en het regelen van vergunningen en locaties.

3. Programmaontwikkeling

Hoe gaat de avond eruit zien? Welke sprekers komen er? Als regisseur zul je een tijdspad gaan maken voor de avond. Ook wordt het hier duidelijk wie welke rol krijgt. Deze fase vult de organisator vaak zelf in samen met de sprekers.

4. Promotie

Nu het programma duidelijk is, moet het gecommuniceerd worden naar de doelgroep. Wie is de doelgroep? En waar vind je deze doelgroep? Ga je gebruik maken van social media en online advertenties? Ga je flyeren? Of communiceer je direct naar relevante organisaties? Het kiezen van het juiste communicatiekanaal is cruciaal om je doelgroep effectief te bereiken. Met de ervaring van Bureau PEEN! is dit een fase waar we goed in mee kunnen denken. 

5. Logistiek

Deze fase gaat verder dan de planning. Dit gaat om het regelen van catering, het opzetten van technische apparatuur en het coördineren van vrijwilligers of personeel. 

6. Uitvoering

Het is zover; het symposium gaat plaatsvinden. Als organisator houd je de planning in de gaten, maar ga je ook genieten van dit evenement. 

7. Evaluatie

Tot slot zitten alle partijen met elkaar aan tafel om het symposium met elkaar te bespreken. Wat ging er goed? Wat ging er minder goed? En krijgt dit evenement een vervolg? Feedback van deelnemers is goud waard en helpt bij het finetunen van toekomstige evenementen.

Werkwijze Bureau PEEN!

Het organiseren van een symposium kan overweldigend zijn. Het kan prettig zijn om het projectmanagement uit handen te geven. Als evenementenorganisator helpen we met een duidelijke planning en structuur. Op de gekozen locatie zorgen we samen voor de juiste voorbereidingen, waarbij we samenwerken met leveranciers die we goed kennen en die hun vak verstaan.

Na afloop van het symposium is het waardevol om even stil te staan: wat was het effect? Wat kan er in de toekomst anders? Door te evalueren, zorg je ervoor dat elk volgend symposium nog beter aansluit bij de wensen en behoeften.